[案例介紹]
2007年9月15日至10月10日，三泰公司內(nèi)部審計部派出審計小組對三泰維尼綸廠物資采購審計實施了現(xiàn)場審計。根據(jù)審計計劃與工作方案，審計小組主要對以下項目進行了審計：
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經(jīng)過審計，審計人員編制了以下審計工作底稿：
三泰公司審計工作底稿
被審單位： 三泰維尼綸廠 底稿編號： 1-1
審計項目： 物資采購內(nèi)控制度審計 編制人員： 李興隆
編制時間： 2007年9月25日 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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事實陳述：
物資采購內(nèi)控制度的建立和執(zhí)行情況
近年來，三泰維尼綸廠逐步加強了對物資供應(yīng)的管理，出臺了物資采購的招投標(biāo)、密封報價、計劃管理、物資采購質(zhì)量管理、賬外物資管理及處理等一系列管理辦法，對三泰維尼綸廠機構(gòu)進行了改革，調(diào)整了不合理的機構(gòu)，充實了物資采購供應(yīng)隊伍，清理了二三級庫房，為提高三泰維尼綸廠物資供應(yīng)管理水平、堵塞各種漏洞起到了重要作用。
但是，經(jīng)過我們此次調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分單位執(zhí)行制度不嚴(yán)，部分管理制度不夠科學(xué)、合理，個別制度不夠健全，特別是三泰維尼綸廠實行“扁平化”、 “改制分流”等改革后，三泰維尼綸廠物資供應(yīng)管理體系發(fā)生了許多變化，許多制度已不適應(yīng)新體制的需要，必須針對不同情況建立健全各項管理制度，才能滿足現(xiàn)代化管理的需要。
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復(fù)核
意見
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結(jié)論明確
武戰(zhàn)偉
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被審
單位
意見
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符合實際情況
三泰維尼綸廠
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三泰公司審計工作底稿
被審單位： 三泰維尼綸廠 底稿編號： 1-2
審計項目： 物資采購內(nèi)控制度審計 編制人員： 李興隆
編制時間： 2007年9月25日 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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事實陳述：
采購計劃的編制及執(zhí)行情況
根據(jù)三泰公司2004]57號文及《三泰公司天水維尼綸廠物資計劃管理辦法》的規(guī)定，對該廠2007年物資需用計劃申報和審核環(huán)節(jié)進行了抽樣審核，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：
1、物資需用計劃申報基礎(chǔ)工作不規(guī)范
一是申報表格式執(zhí)行不統(tǒng)一，由各業(yè)主單位自行編制申報表；
二是申報表填寫不完整，文件規(guī)定應(yīng)填寫項目名稱或批準(zhǔn)文號、物資分類高位碼，但絕大部分未填寫物資分類高位碼，抽查7月物資需用計劃申報表計187份，未填寫項目名稱或批準(zhǔn)文號64 份，占34.22％；
三是部分非生產(chǎn)性物資需用計劃未提交相關(guān)主管部門審核。如計劃編號為7179GC、169WX、8063J、8096WX、0407、7064WX等工程、專項維修和勞保用物資計劃應(yīng)分別由工程處、科技處和環(huán)安處審核而未審核。
2、物資需用計劃審核不嚴(yán)
根據(jù)文件規(guī)定非生產(chǎn)性物資需報相關(guān)主管部門審簽后再交三泰維尼綸廠采購，三泰維尼綸廠對于屬于非生產(chǎn)性物資而又未經(jīng)相關(guān)部門審批或未在計劃中列出文號的物資需用計劃應(yīng)退回申報部門重新申報，但三泰維尼綸廠對上述未經(jīng)審簽的物資需用計劃未嚴(yán)格審核而受理了業(yè)主的申報計劃。
3、采購計劃變更不通知采購部門，造成采購物資無法使用
經(jīng)抽查，由于三雅醫(yī)院設(shè)備改造，變更物資需用計劃未向三泰維尼綸廠提出申請，三泰維尼綸廠于2007年5月向恢復(fù)生產(chǎn)的天源化工廠采購了l O噸次氯酸鈉消毒劑，并支付貨款1.4萬元。截止審計日，三雅醫(yī)院只領(lǐng)用消毒劑3.68噸，所剩6.32噸次氯酸鈉無法使用，形成積壓。
4、計劃需用量、需用時間不夠準(zhǔn)確
經(jīng)抽查，2007年大修，各業(yè)主單位共上報需用計劃5085項，實際執(zhí)行4912項。大修結(jié)束后，三泰維尼綸廠對大修未領(lǐng)用物資進行了統(tǒng)計，共有269項物資未領(lǐng)用，占實際執(zhí)行計劃的5.48％。2007年9月，各業(yè)主單位對已領(lǐng)未用物資進行了清理退庫，又退回大量物資，經(jīng)抽查，僅鍋爐車間就退回物資29萬元，尚不含車間小庫物資存放物資。主要原因是車間物資需用計劃的需用量或需用時間不準(zhǔn)確。
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復(fù)核
意見
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結(jié)論明確
武戰(zhàn)偉
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被審
單位
意見
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符合實際情況
三泰維尼綸廠
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三泰公司審計工作底稿
被審單位： 三泰維尼綸廠 底稿編號： 1-3
審計項目： 物資采購內(nèi)控制度審計 編制人員： 李興隆
編制時間： 2007年9月25日 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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事實陳述：
業(yè)主單位物資領(lǐng)用及使用情況
1、甲醇車間設(shè)置小庫房，形成新的賬外物資
經(jīng)審計人員抽查甲醇車間發(fā)現(xiàn)，該車間在車間內(nèi)設(shè)置庫房三間，存放已領(lǐng)未用的各類物資1290套(只)，其中：閥門、法蘭151只；螺栓、墊片1041只；其他物資98件(套)。此外，部分鋼材及新、舊閥門存放于露天。大量已領(lǐng)待耗物資，車間提供不出相關(guān)的物資進出賬務(wù)記錄。
2、個別二、三級庫房仍未上交，長期存放，物資是否有用，無人鑒別處理
經(jīng)查發(fā)現(xiàn)，原電廠二、三級庫房物資未全部收并物流公司統(tǒng)一管理，截止審計日，粉煤灰堆場庫房存放原有物資若干，多年領(lǐng)用后形成，是否有用無人鑒定，也無人去清理、處理。該庫房現(xiàn)由鍋爐車間使用，且將一些已領(lǐng)待耗物資存放于內(nèi)。
3、車間剩余材料寄存物流公司
經(jīng)抽查，乙炔、聚乙烯醇車間領(lǐng)用的鋼材剩余部分未按規(guī)定辦理退庫手續(xù)，將其存放在物流公司鋼材庫，待需用時由車間材料員直接到庫房領(lǐng)取，無任何領(lǐng)料憑證；物流公司對此部分物資未建賬，只是估計總價值，并按此價值收取倉儲費，且部分鋼材露天堆放，有的鋼板已銹蝕。乙炔車間剩余鋼材為碳鋼管和不銹鋼管，共計447．9米，物流公司估價3萬元；聚乙烯醇車間存放鋼材估價5萬元。
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復(fù)核
意見
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結(jié)論明確
武戰(zhàn)偉
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被審
單位
意見
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符合實際情況
三泰維尼綸廠
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三泰公司審計工作底稿
被審單位： 三泰維尼綸廠 底稿編號： 1-4
審計項目： 物資采購內(nèi)控制度審計 編制人員： 李興隆
編制時間： 2007年9月25日 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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事實陳述：
工程項目物資管理情況
1、項目物資剩余處理的內(nèi)部管理制度不健全
PMD項目于2003年9月底完工，截至目前，仍有項目剩余物資1271.15萬元。按廠部有關(guān)會議精神，工程剩余物資轉(zhuǎn)入生產(chǎn)用物資，但由于項目早已完工，經(jīng)辦人員已走，采購及檢驗等相關(guān)資料難以找到，部分物資長時間存放在露天，銹蝕嚴(yán)重，造成損失浪費。資料不全，給物資移交進入ERP系統(tǒng)帶來難度，業(yè)主單位無法正常理庫和領(lǐng)用，只能暫憑領(lǐng)料單或打欠條領(lǐng)用，待以后物資正式轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)后再結(jié)算。2004年6月至8月共發(fā)出剩余物資96．5萬元，其中通過三泰維尼綸廠核料理庫領(lǐng)用31．39萬元，其余為各二級單位自行到庫房領(lǐng)取，很不規(guī)范。
在對PMD項目物資的理庫中，有部分是工程公司用于RMD項目，存在以大代小、以厚代薄，如管材、閥門、電纜等的代用，其價格大于按設(shè)計要求購買物資價格，且在理庫代用中要發(fā)生一定的檢測費，理庫所發(fā)生的這部分費用由誰承擔(dān)，目前未見相關(guān)規(guī)定。PMD項目剩余物資中閥門有207．6萬元，是按中石化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定型號采購，現(xiàn)鐵路罐區(qū)執(zhí)行的是化工部標(biāo)準(zhǔn)，物料規(guī)格型號標(biāo)準(zhǔn)不一給理庫造成一定的困難。
2、有關(guān)合同與管理規(guī)定相矛盾，造成項目物資采購管理的混亂
三泰廠[2002]會紀(jì)字73號規(guī)定：“鐵路工程所需的水泥、鋼材、鋼軌、道岔、枕木、道踏、電纜、管道等工程物資由三泰維尼綸廠統(tǒng)一采購供應(yīng)”，但是，在2004年1月，三維廠與工程公司簽訂的鐵路罐區(qū)總承包合同(合同號RMD2005—03—01、RMD2005—03—02、RMD2005—03—03)中卻約定“工程所需材料設(shè)備均由承包人負責(zé)采購供應(yīng)”，即項目物資全部由工程公司采購。所簽合同與規(guī)定形成矛盾。
對RMD工程用物資，抽查了鐵路罐區(qū)的設(shè)備材料采購，截至04年8月30日，鐵路罐區(qū)工程用物資累計采購1029．85萬元，分別由三泰維尼綸廠和工程承包商工程公司采購，其中工程公司采購物資398．21萬元，主要為鋼材。
由于工程公司未設(shè)專門的采購部門及采購人員，缺乏采購經(jīng)驗，以致于在04年8月25日工程處與三維質(zhì)檢站對鐵路罐區(qū)工藝外管等項目工程材料采購檢查中，發(fā)現(xiàn)工程公司采購的一些材料在采購、質(zhì)量等方面出現(xiàn)問題：如自行確定代用材料，代用材料種類多，涉及到用船用鋼板及外國標(biāo)牌的鋼材代用，同時采購鋼帶代替鋼板使用；部分采購鋼材實物沒有批號和編號，無任何標(biāo)志及標(biāo)志移植，與產(chǎn)品質(zhì)證書不能一一對應(yīng)，有部分鋼材無產(chǎn)品質(zhì)證書，已發(fā)生脆斷現(xiàn)象。
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復(fù)核
意見
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結(jié)論明確
武戰(zhàn)偉
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被審
單位
意見
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符合實際情況
三泰維尼綸廠
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三泰公司審計工作底稿
被審單位： 三泰維尼綸廠 底稿編號： 1-5
審計項目： 物資采購內(nèi)控制度審計 編制人員： 李興隆
編制時間： 2007年9月25日 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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事實陳述：
與改制分流單位的關(guān)聯(lián)交易情況
1、與金維公司物資供應(yīng)關(guān)系未理順．該公司承擔(dān)著三泰維尼綸廠的生產(chǎn)設(shè)備的保運維修工作，改制前，金維公司所屬車間班組里存放有一些零星的備品備件，其所有權(quán)應(yīng)屬三維廠，但改制后，此類物資由金維公司無償使用；經(jīng)查，金維公司改制至審計日，金維公司需用三泰維尼綸廠物資時，采用“借用”的形式，由金維公司下屬維修車間提出維修物資需用要求，出具借用物資的借條，三泰維尼綸廠使用單位在借條上簽字認(rèn)可，再由金維公司設(shè)備部簽字確認(rèn)后報三泰維尼綸廠三泰維尼綸廠采購科簽字同意，金維公司憑借條到物流公司庫房領(lǐng)用。從7月1日起至審計日已有3個月，該公司在三維廠領(lǐng)用的物資均未進行結(jié)算。
2、庫存物資管理制度不夠健全．物流公司改制后，各業(yè)主的物資分別存放在物流公司，庫存余額均在各車間等業(yè)主單位核算和反映，全廠缺乏一個統(tǒng)一的歸口管理單位；絕大多數(shù)業(yè)主及監(jiān)督部門未上ERP系統(tǒng)，故對物流公司的庫存物資難以實施管理和監(jiān)督。
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復(fù)核
意見
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結(jié)論明確
武戰(zhàn)偉
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被審
單位
意見
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符合實際情況
三泰維尼綸廠
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[案例分析]
三泰維尼綸廠物資采購審計項目組物資采購審計工作方案及其編制的審計工作底稿，審計小組所實施的審計未能涉及到物資采購過程審計的全部。按照《物資采購審計實務(wù)指南》第十條規(guī)定：“物資采購過程審計是根據(jù)采購內(nèi)部控制評審結(jié)果，確定采購計劃、價格、合同、執(zhí)行等方面的測試范圍、重點和方法，以收集審計證據(jù)。”物資采購過程審計應(yīng)該包括：
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根據(jù)規(guī)范要求，物資采購過程審計的總體流程及工作底稿如下：
審計工作底稿
（物資采購過程審計總體流程表）
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被審計單位：
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簽名
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日期
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索引號
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Gc-1
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項目：物資采購過程審計
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編制人
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頁次
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會計期間（截止日）：
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復(fù)核人
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一、審計目標(biāo)
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1、審計確認(rèn)物資采購計劃制定情況，2、審計確認(rèn)采購價格申報情況，3、審計確認(rèn)采購合同的制定情況、4、審計確認(rèn)采購計劃業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況
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二、審計流程
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執(zhí)行情況
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索引號
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1、審計確認(rèn)采購計劃中所列物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性等。
2、審計確認(rèn)采購價格申報內(nèi)容的完整性、價格標(biāo)準(zhǔn)確定的合理性和申報程序的規(guī)范性等。
3、審計確認(rèn)采購合同的合法性、完整性和有效性等。
4、審計確認(rèn)物資采購計劃執(zhí)行包括物資驗收、入庫、計量、價格和貨款支付等業(yè)務(wù)執(zhí)行的適當(dāng)性、合法性和有效性等。
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審計說明：
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針對在物資采購過程審計中有關(guān)采購計劃、價格、合同、執(zhí)行等情況存在的問題及對審計結(jié)論有重要影響的審計事項，審計人員應(yīng)當(dāng)逐一記錄審計事實編制審計證明材料，交由被審計單位予以確認(rèn)并簽署意見。
審計工作底稿
（審計證明材料）
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被審計單位：
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簽名
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日期
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索引號
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GC-6
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項目：物資采購過程審計具體項目
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編制人
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頁次
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會計期間（截止日）：
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復(fù)核人
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基
本
事
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附
件
資
料
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復(fù)
核
意
見
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被
審
計
單
位
意
見
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審計日期： 編號：中天恒審-1-1號
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被審計單位：三泰維尼綸廠
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事實記錄：
附件：名稱及頁數(shù)。
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被審計單位意見：
由被審單位對上述所述事實做出說明或提出意見。
被審計單位簽章：
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被審單位： 底稿編號： 中天恒審-1-1
審計項目： 編制人員： 李興隆
編制時間： 復(fù)核人員： 武戰(zhàn)偉
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第一部分：
事實陳述（對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄，明確其事實及產(chǎn)生問題的原因）
第二部分：
審計依據(jù)（要求認(rèn)定上述問題所違反有關(guān)法律法規(guī)的具體內(nèi)容）
第三部分：
潛在的風(fēng)險及影響（要求對問題進行分析其所可能造成的影響或后果）
第四部分：審計意見或建議
附件：列示所附證據(jù)資料的名稱，頁數(shù)等。
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復(fù)核意見
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復(fù)核人
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復(fù)核日期
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年月日
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[案例介紹]
三泰公司內(nèi)部控制部審計小組經(jīng)對三泰維尼綸廠2007年物資采購計劃的編制與執(zhí)行進行了抽樣審核，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：
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一是要收集包括物資采購申請單、采購計劃、采購合同、價格申報單、采購發(fā)票、運費單、檢驗報告單、入庫單、退貨單、付款憑單、轉(zhuǎn)賬憑證、應(yīng)付賬款明細賬、材料采購明細賬和對賬單等在內(nèi)的相關(guān)資料。
二是在審計中應(yīng)關(guān)注包括采購方式和供貨商改變、價格失控、質(zhì)量檢驗失控、計量不實、保管低效、票據(jù)失真、付款提前或滯后、付款不實和違規(guī)結(jié)算風(fēng)險等重點領(lǐng)域。
1．采購方式執(zhí)行情況審計：審查采購部門是否按照采購計劃、采購申報單確定的采購方式和供貨商進行采購。2．質(zhì)量控制執(zhí)行情況審計。3．計量執(zhí)行情況審計。 4．價格執(zhí)行情況審計。5．倉儲保管情況審計。6．采購票據(jù)審計。7．采購負債確認(rèn)及付款執(zhí)行情況審計。
四是在審計方法上可以采用檢查法、復(fù)核法、分析法、復(fù)算法、盤點法、鑒證法、抽樣法、觀察法、函詢法和詢問法等方法。
三泰公司內(nèi)部控制部緊緊圍繞公司抓管理、增效益這個中心任務(wù)，積極推行比價采購審計，為企業(yè)節(jié)約采購資金約1500萬元；審減不合理工程費用約2800萬元。
一是基本思路
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二是具體內(nèi)容與方法
1．物資采購招標(biāo)
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2．計劃審批
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3、計劃的執(zhí)行
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4、票據(jù)審計
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5、信息管理
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[案例分析]
三泰公司內(nèi)部控制部采購比價審計思路是正確的，內(nèi)容是比較全面的。物資采購比價，是指滿足企業(yè)質(zhì)量要求的前提下，實現(xiàn)物資低價采購。三泰公司審計部參與物資采購的全過程，并實施全過程審計，是審計關(guān)口的前移，有利于加強物資采購管理，對物資采購進行全程監(jiān)督，使采購工作做到了公正、公開、公平、合理，有效地避免一些采購環(huán)節(jié)上的漏洞。
