采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)務(wù)
采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，是構(gòu)建采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)。目前，業(yè)內(nèi)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的概念還沒(méi)有統(tǒng)一的定義。中天恒3C框架認(rèn)為，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是在遵循國(guó)家和企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國(guó)家監(jiān)管部門(mén)制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應(yīng)用指引為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系的動(dòng)態(tài)過(guò)程。
采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本流程
采購(gòu)，是指企業(yè)購(gòu)買(mǎi)物資(或接受勞務(wù))并支付款項(xiàng)等的相關(guān)活動(dòng)。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)業(yè)務(wù)主要是指企業(yè)外購(gòu)商品并支付價(jià)款的行為。按照業(yè)務(wù)處理流程，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)可以分為請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、退貨和折讓、付款憑單、記錄負(fù)債、付款等控制環(huán)節(jié)。
企業(yè)應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》等法律法規(guī)的精神實(shí)質(zhì)和原則要求，并以此為起點(diǎn)構(gòu)建和實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制。
采購(gòu)業(yè)務(wù)流程涉及編制需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、選擇供應(yīng)商、確定采購(gòu)價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購(gòu)合同、管理供應(yīng)過(guò)程、驗(yàn)收、退貨、付款、會(huì)計(jì)控制等基本流程。
采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)實(shí)施、試行及完善等。中天恒認(rèn)為，描述現(xiàn)狀、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、設(shè)計(jì)控制是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程的高度概括，也是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的三個(gè)關(guān)鍵方面。不過(guò)，根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)操作需要，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有多層次具體的流程，每個(gè)具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應(yīng)的表單等，突出采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計(jì)的特色。
當(dāng)然，采購(gòu)業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)流程千差萬(wàn)別，因此，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)在總體上應(yīng)體現(xiàn)指引的要求，在具體的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)上要體現(xiàn)不同企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的自身特點(diǎn)。
采購(gòu)常常是經(jīng)營(yíng)管理中薄弱的一環(huán)，也最容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)最容易產(chǎn)生“跑、冒、滴、漏”，積壓浪費(fèi)。因此，通過(guò)對(duì)采購(gòu)與付款全過(guò)程監(jiān)控，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，對(duì)促進(jìn)合理采購(gòu)、滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要、防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。
描述現(xiàn)狀
描述現(xiàn)狀，就是整理描述采購(gòu)業(yè)務(wù)方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀以及業(yè)務(wù)流程，編制采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程目錄、繪制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖等采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)性工作。
1、梳理描述制度文件。一般而言，企業(yè)不論大小，都會(huì)有采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度或文件。對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)者必須認(rèn)真梳理，重點(diǎn)關(guān)注有無(wú)采購(gòu)業(yè)務(wù)方面的相關(guān)制度，是否完善、是否執(zhí)行;有無(wú)具體可控的操作文件或表單等。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。分析企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)現(xiàn)行的流程到底怎么樣，包括哪些環(huán)節(jié)，是否能有效控制資金活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，并要將企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)方面的現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程用圖表的形式描繪出來(lái)。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。
在梳理企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度和業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，內(nèi)部控制設(shè)計(jì)者應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的要求，編制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程目錄，繪制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖。
本階段采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作成果是，形成《采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)流程目錄》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程圖》等。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基本程序?yàn)椋鹤R(shí)別采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行具體描述;分析采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析表;評(píng)價(jià)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表;確定采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略;提出采購(gòu)業(yè)務(wù)重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案。在實(shí)踐中，采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析及評(píng)價(jià)是合在一起進(jìn)行的。此外，采購(gòu)業(yè)務(wù)重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案要看企業(yè)的需要，也可在采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計(jì)完成后單獨(dú)進(jìn)行。
1、識(shí)別并描述風(fēng)險(xiǎn)。評(píng)估采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，首先要把采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)，然后整理出整體層面的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)業(yè)務(wù)具體風(fēng)險(xiǎn)是多種多樣的，因企業(yè)的不同而有所不同。
在采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制構(gòu)建與實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中有關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的提示，結(jié)合采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，識(shí)別并具體描述采購(gòu)業(yè)務(wù)方面存在的風(fēng)險(xiǎn)，以便完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，以有效地控制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
2、分析風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析的內(nèi)容很多，一般應(yīng)從成因和結(jié)果兩個(gè)方面進(jìn)行，并編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析表。
3、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)應(yīng)從可能性和影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排序、劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表。
4、選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的結(jié)果，針對(duì)不同等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)選擇采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的過(guò)程。不同等級(jí)的采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)采取的應(yīng)對(duì)策略不一樣，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略。不論選擇哪種策略應(yīng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，都需要編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)表。
5、編制采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或風(fēng)險(xiǎn)圖譜。依據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果編制采購(gòu)業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。采購(gòu)業(yè)務(wù)層面數(shù)據(jù)庫(kù)基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)排序、應(yīng)對(duì)策略、剩余風(fēng)險(xiǎn)等，同時(shí)也可以加上內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后的控制措施、控制部門(mén)或崗位等。
本階段采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作成果是，形成《采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及其描述表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)整體層面風(fēng)險(xiǎn)清單》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)解決方案》等。
采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計(jì)
設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，就是在評(píng)估采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程，是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)基本程序包括：確定采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制;明確采購(gòu)業(yè)務(wù)控制目標(biāo);提出采購(gòu)業(yè)務(wù)控制措施;設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制證據(jù);完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)制度;繪制采購(gòu)業(yè)務(wù)控制流程圖;編制采購(gòu)業(yè)務(wù)控制矩陣。
1、設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過(guò)程中，要針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，確定采購(gòu)業(yè)務(wù)的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，并編制采購(gòu)業(yè)務(wù)控制要點(diǎn)表。
一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)至少應(yīng)當(dāng)包括請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)。但并非關(guān)鍵控制點(diǎn)越多越好。
2、設(shè)計(jì)控制目標(biāo)。采購(gòu)業(yè)務(wù)控制目標(biāo)就是要保證采購(gòu)業(yè)務(wù)合法、安全、有效、可靠，從而有效控制可能發(fā)生的庫(kù)存短缺或積壓致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi);采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐;采購(gòu)物資、資金損失或信用受損等方面的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際工作中，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)識(shí)別出來(lái)的采購(gòu)業(yè)務(wù)可能存在的具體風(fēng)險(xiǎn)來(lái)設(shè)計(jì)，不能固定化、模式化。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)包括：規(guī)范實(shí)物資產(chǎn)管理，杜絕舞弊發(fā)生;安全、科學(xué)的保管使用實(shí)物資產(chǎn)，防止發(fā)生非正常減損;物資儲(chǔ)存科學(xué)、合理，防止損失浪費(fèi);保證采購(gòu)業(yè)務(wù)符合國(guó)家法律法規(guī)等。
3、設(shè)計(jì)控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過(guò)程中，要強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制點(diǎn)，尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制措施要與采購(gòu)業(yè)務(wù)相融合，并嵌入到采購(gòu)業(yè)務(wù)流程當(dāng)中。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購(gòu)滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。
4、設(shè)計(jì)控制證據(jù)。為了保證采購(gòu)業(yè)務(wù)制度能夠有效實(shí)施，企業(yè)需要制定必要的表單，為采購(gòu)業(yè)務(wù)流程留下控制證據(jù)。采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)表單很多，包括物資采購(gòu)申請(qǐng)單、請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、價(jià)格申報(bào)單、采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、檢驗(yàn)報(bào)告單、入庫(kù)單、退貨單、付款憑單、轉(zhuǎn)賬憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、材料采購(gòu)明細(xì)賬、對(duì)賬單等。
5、優(yōu)化控制制度。采購(gòu)業(yè)務(wù)管理控制制度不是獨(dú)立建立一套新的制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到采購(gòu)業(yè)務(wù)制度中去。采購(gòu)業(yè)務(wù)制度應(yīng)制定多少個(gè)、內(nèi)容包括哪些，這因企業(yè)的不同而不同。從務(wù)實(shí)的角度考慮，采購(gòu)業(yè)務(wù)制度不宜越多越好，可制定一個(gè)統(tǒng)一的采購(gòu)業(yè)務(wù)理制度，內(nèi)容至少應(yīng)明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限。
6、繪制控制流程圖。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程圖大多是一般業(yè)務(wù)流程圖，未標(biāo)注采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。中天恒3C框架主張采購(gòu)業(yè)務(wù)控制流程圖要根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實(shí)際情況來(lái)繪制。特別要強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)把采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程和采購(gòu)業(yè)務(wù)流程整合在一起，并在圖上標(biāo)示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。
7、編制控制矩陣。采購(gòu)業(yè)務(wù)控制矩陣是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制措施和控制證據(jù)等的詳細(xì)說(shuō)明與描述，是采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊(cè)重要的組成部分。
本階段設(shè)計(jì)工作成果是編制《采購(gòu)業(yè)務(wù)控制控制要點(diǎn)及關(guān)鍵控制表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制措施表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)控制證據(jù)表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)制度完善建議表》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)控制流程圖》、《采購(gòu)業(yè)務(wù)控制矩陣》等。
