“如果寄希望于一個優(yōu)秀的管理軟件公司專門為會計師事務(wù)所提供服務(wù)幾乎是不可能的，因?yàn)檫@塊蛋糕還太小。”提供通用管理協(xié)同平臺軟件的源天軟件公司總經(jīng)理謝贊恩在接受《中國會計報》記者采訪時表示，“在類似office這樣的通用軟件和高度定制化的外包開發(fā)之間，‘軟件平臺+咨詢服務(wù)’的模式是最好的選擇。”
管理信息化是增強(qiáng)自身實(shí)力的必備投資
目前我國會計師事務(wù)所實(shí)現(xiàn)管理信息化的情況是怎樣的？《中國會計報》日前做了一個相關(guān)調(diào)查，資料顯示：47%的受訪者認(rèn)為自己所在的會計師事務(wù)所實(shí)現(xiàn)管理信息化是有必要的，但是還沒有做起來；38%的受訪者則說已經(jīng)在事務(wù)所管理的部分領(lǐng)域開始實(shí)施管理信息化。此外，70%的受訪者認(rèn)為自己所在的事務(wù)所的管理信息化還不夠用，85%的受訪者認(rèn)為相比信息技術(shù)的投入成本，事務(wù)所還是有收獲的，更有部分受訪者坦言收獲很大。
作為依托知識型員工提供專業(yè)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，會計師事務(wù)所在項(xiàng)目管理、人員管理、文檔管理與知識共享、客戶關(guān)系管理、工作流管理等方面都有其特殊性。
信永中和會計師事務(wù)所董事長張克接受記者采訪時表示：“信永中和近年來做了包括合并香港何錫麟在內(nèi)的三件大事，其中重要的一件便是內(nèi)部的管理信息化建設(shè)。”“信息化系統(tǒng)根據(jù)會計師事務(wù)所的運(yùn)作特點(diǎn)，將業(yè)務(wù)管理、客戶管理、項(xiàng)目管理、財務(wù)管理和人力 資源管理等有機(jī)地結(jié)合為一體，大幅度提升了管理有序化水平和管理效率，使本來就以管理良好著稱于同行業(yè)的信永中和，管理水平更上層樓。”張克在接受《中國會計報》記者采訪時如是表示。
為小商品城數(shù)千家小客戶提供服務(wù)的浙江至誠會計師事務(wù)所董事長陳華杰表示：“事務(wù)所內(nèi)部要統(tǒng)一思想認(rèn)識，決心要大。管理信息化是一種必然趨勢，只要有條件，晚上不如早上。找到自己管理的薄弱點(diǎn)，先走一步，逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，這也是拉大與對手差距的過程。”但是，會計師事務(wù)所實(shí)施管理信息化的一個難點(diǎn)在于缺少“專門的IT人才”。
立信會計師事務(wù)所在內(nèi)部管理信息化建設(shè)上也曾因人才原因而走了諸多彎路。“我們曾經(jīng)花費(fèi)了很長的時間，耗費(fèi)了很大的資金建設(shè)了一個基于ERP思想的管理系統(tǒng)，但最終選擇了放棄。”在總結(jié)教訓(xùn)的時候，立信技術(shù)部經(jīng)理傅洪佳認(rèn)為失敗原因之一是沒有專人負(fù)責(zé)。
外購、外包還是自主開發(fā)的選擇
以外部現(xiàn)成的商品化軟件為基礎(chǔ)進(jìn)行定制使用、聘請外部公司開發(fā)還是招聘員工自行開發(fā)，這是會計師事務(wù)所管理信息化建設(shè)普遍面臨的問題。
會計師事務(wù)所在信息化建設(shè)中，上述三種方式都有選擇。記者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，選擇外購、外包、自主開發(fā)的比例分別為25%、45%、30%。
有的會計師事務(wù)所甚至將自己的管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行了商品化推廣。
上海某大型本土?xí)嫀熓聞?wù)所合伙人傅先生告訴記者，他正為投資了數(shù)萬元的管理系統(tǒng)難以為繼而頭疼。該所在幾年前花費(fèi)5萬元通過技術(shù)外包開發(fā)了一個內(nèi)部管理系統(tǒng)，運(yùn)行幾年后需進(jìn)行升級，但因外包費(fèi)用等問題而陷入進(jìn)退兩難的尷尬。
“管理信息化軟件產(chǎn)品選型要選好，只選對的，不買貴的。供應(yīng)商顧問團(tuán)隊(duì)和事務(wù)所內(nèi)部管理團(tuán)隊(duì)的融合對實(shí)施管理信息化成功與否至關(guān)重要，實(shí)施過程中內(nèi)部管理的規(guī)范、配合也是非常重要的。”浙江至誠的陳華杰說。
減少二次開發(fā)，不盲目追求定制化
目前，軟件提供商開發(fā)的ERP軟件產(chǎn)品，有很多都屬于通用軟件產(chǎn)品，是針對一個或多個行業(yè)、多個用戶而設(shè)計開發(fā)的軟件系統(tǒng)。軟件功能比較標(biāo)準(zhǔn)，流程設(shè)置相對規(guī)范化。
事實(shí)上，在ERP產(chǎn)品開發(fā)的時候，通用性是首要考慮的問題之一。這些通用型軟件通過參數(shù)可調(diào)的形式能夠滿足不同用戶的部分需求，但很多情況下這種“輕度”靈活會失效。
比如ERP軟件原來提供的報表功能很“通用”，卻可能碰到需要特殊格式報表的企業(yè)，而這無法通過調(diào)節(jié)參數(shù)來完成；或者報表功能本來是適應(yīng)企業(yè)要求的，但是隨著企業(yè)的發(fā)展、變革、改組，導(dǎo)致報表樣式、內(nèi)容要改變，這些情況就必須通過二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)了。
“二次開發(fā)的時候，不要過多地強(qiáng)調(diào)企業(yè)自身的特點(diǎn)，ERP軟件中的管理流程是從許多企業(yè)中提煉出來的，具有先進(jìn)性。”上海國家會計學(xué)院信息部副主任屈伊春表示，許多企業(yè)的“特殊之處”都是由于流程自身的不合理產(chǎn)生的，應(yīng)該通過ERP的實(shí)施，對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化或重組，而不是一味修改軟件以適應(yīng)不合理的流程。
“一般來說，二次開發(fā)應(yīng)該盡量減少或避免。這是因?yàn)閺氖露伍_發(fā)的人員必須熟悉軟件的功能和相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中表格的結(jié)構(gòu)，又要充分理解用戶的特殊業(yè)務(wù)流程，這需要一定的時間和工作基礎(chǔ)，甚至可能會使項(xiàng)目延期；再者，改動軟件后還可能出現(xiàn)系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，影響版本升級。”揚(yáng)州亞星客車股份有限公司財務(wù)副總監(jiān)周保來向記者表示。
業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為，如果必須進(jìn)行二次開發(fā)，則應(yīng)盡量使得二次開發(fā)做出的功能模塊獨(dú)立于原來的ERP系統(tǒng)。這樣，當(dāng)ERP系統(tǒng)版本更新時，二次開發(fā)出來的模塊無需修改或者只需較少的修改就可以應(yīng)用于高版本的ERP系統(tǒng)。
“因?yàn)镋RP軟件是一個很復(fù)雜的大型軟件，從軟件工程的角度來說，開發(fā)者應(yīng)該保持對項(xiàng)目的可追溯性。如果修改過多的話，這種可跟蹤的追溯性將變得模糊不清，最終導(dǎo)致項(xiàng)目不可控。”周保來表示。
